Office Assistant/Asystent/ka biura
Aufgaben
  • prowadzenie sekretariatu oddziału i jego obsługa telefoniczna;
  • przygotowywanie umów i zleceń z podwykonawcami wg ustalonych wzorów;
  • dbanie o sprawny i prawidłowy obieg dokumentów w oddziale, współpraca z budowami, wewnętrznymi działami firmy oraz zewnętrznymi podmiotami;
  • wysyłka cotygodniowych raportów z budów dla Inwestorów;
  • systematyczna współpraca z firmami podwykonawczymi w obszarze bieżących płatności;
  • przygotowywanie zbiorczych raportów BHP prezentowanych Dyrekcji Oddziału i Zarządowi;
  • współpraca administracyjna z Działem Gwarancyjnym Oddziału;
  • prowadzenie list referencyjnych i współpraca z Działem Marketingu;
  • zarządzanie salami konferencyjnymi i prowadzenie kalendarza spotkań;
  • wsparcie recepcji w utrzymaniu porządku i estetycznego wyglądu sal konferencyjnych oraz ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej;
  • obsługa kart ewidencji odpadów dla budów (BDO);
  • zapewnienie poprawnego funkcjonowania oddziału, w tym m.in.: zamawiane artykułów firmowych, wizytówek, pieczęci oraz odzieży BHP dla pracowników, obsługa podróży służbowych/delegacji;
  • organizacja i koordynacja wewnętrznych eventów dla oddziału/firmy;
  • komunikacja z administratorem budynku;
Profil
  • wykształcenie wyższe, mile widziane wykształcenie w obszarze administracji;
  • doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku;
  • komunikatywna znajomość języka niemieckiego lub angielskiego;
  • dobra organizacja pracy własnej i samodzielność w działaniu;
  • komunikatywność i umiejętność budowania relacji;
  • rzetelność oraz odpowiedzialność w wykonywaniu zadań;
  • proaktywność i zaangażowanie w pracę;
  • wysoki poziom kultury osobistej;
  • znajomość pakietu MS Office;